Auslastungsrechner

Die Auslastung sind die abrechenbaren Stunden geteilt durch die verfügbaren Stunden. Verfügbare Stunden sind die Stunden, die das Team im Zeitraum arbeiten könnte: Köpfe mal Wochenstunden mal gearbeitete Wochen nach Urlaub und Feiertagen. Zehn Personen, die 11.700 von 18.000 verfügbaren Stunden abrechnen, haben eine Auslastung von 65 %.

Das hängt von der Rolle ab. Wer hauptsächlich Projekte umsetzt, kann einen viel größeren Teil seiner Zeit abrechnen als Führungskräfte, die Zeit für Vertrieb, Recruiting und die Unternehmensführung aufwenden. Legen Sie Ziele je Rolle fest und denken Sie daran, dass 100 % keine Zeit für Weiterbildung, interne Arbeit oder Unvorhergesehenes lässt.

Gehälter werden für jede Arbeitsstunde gezahlt, Umsatz entsteht aber nur aus abgerechneten Stunden. Eine kleine Veränderung der Auslastung bewegt den Gewinn stark: Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 100 bringt eine Steigerung von 65 % auf 75 % bei einem zehnköpfigen Team 180.000 Umsatz pro Jahr mehr, ohne dass Sie jemanden einstellen.

Beides funktioniert, solange Sie konsequent bleiben. Vertragliche Stunden zeigen, wie gut Sie Ihre Kapazität verkaufen; tatsächlich gearbeitete Stunden einschließlich Überstunden zeigen, wie viel die Mitarbeitenden arbeiten. Teams, die mit vertraglichen Stunden rechnen, sehen bei langen Wochen manchmal eine Auslastung über 100 % – ein Warnsignal, kein Erfolg.

Füllen Sie die Vertriebspipeline frühzeitig, damit niemand zwischen Projekten leer läuft, planen Sie Ressourcen einige Wochen im Voraus, verringern Sie die Zeit, die durch nicht abrechenbare Überschreitungen bei Festpreisprojekten verloren geht, und sorgen Sie dafür, dass abrechenbare Zeit auch tatsächlich erfasst wird. Eine höhere Auslastung durch Überlastung rächt sich meist durch Burnout und Fluktuation.